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工程档案整理
2021-06-07 21:39:21 来源: 作者:摄影:李广彦 【 】 浏览:20次 评论:0


工程档案整理


一、 基本定义及概念

1.项目文件

建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的全部文件。

2.项目档案(工程档案)

在工程建设前期、实施、完工验收等各建设阶段过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。项目档案是有保存价值的项目文件,有些项目文件没有归档价值,如民工工资发放表、设备运输保险单、为同一件事情多次请示的请示件等内部管理过程中产生的一些文件,它是项目文件,但不是项目档案,因为它并不具有保存价值。

3.件

文书档案中对件是这样定义的是归档文件整理的基本单位,在卷内编目时体现为一个条目。正文与底稿为一件,正文在前,底稿在后;正文与附件为一件,正文在前,附件在后;原件与复制件为一件,原件在前,复制件在后;转发文与被转发文为一件,转发文在前,被转发文在后;请示与批复为一件,批复在前,请示在后(开工申请表和开工令相当于请示与批复);函与复函为一件,复函在前,函在后;会议材料一份文件为一件,如一份施工报告为一件;简报一期为一件;各种报表、图册、书刊、杂志,一册为一件,如一本施工记录为一件。

4.档案整理工作的原则和要求

档案整理工作,就是按照一定的原则和方法,将处于零乱的和需要进一步条理化的档案文件材料,进行基本地分类、组合、排列和编目,组成有机体系的过程。

档案整理工作原则和要求的基本点是:遵循档案形成的特点和规律,保持文件之间的历史联系,充分利用原基础,分门别类,使整理出的档案能够反映出真实的历史面貌,便于保管和利用。

    什么叫文件之间的历史联系?档案形成的规律和特点主要体现在文件形成和处理过程中所产生的内在关联性。这种关联性,在档案工作中称为“文件之间的历史联系”。

(一)文件之间的历史联系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形成等几个方面:

1)文件在来源方面的联系。文件材料是由一定的单位及其内部组织和个人形成的。产生这些文件材料的单位构成了文件材料在来源上的不可分割的联系。整理档案必须保持文件这种固有的关系,同一单位形成的文件不能随意分开,使其脱离形成单位,否则会严重破坏文件的本来面貌和利用价值。

2)文件材料内容上的联系。文件是单位或个人在履行一定职责的各种活动中,为了解决一定的问题而产生的。形成于特定活动的一系列文件之间在内容上有密切联系,如进行一项业务活动、召开一次专项会议、建一个工程,必然要产生内容相关的一系列文件,整理时必须适当地保持它们之间在内容上的密切联系。

3)文件在时间上的联系。形成档案的单位或个人所进行的具体活动,都有一定的过程和阶段性,也使文件之间具有自然的时间联系。在整理时间特征鲜明的档案时,应注意不割裂同一时期的档案文件材料。

4)文件材料形式上的联系。文件的形式主要是指文件的种类、名称、载体和记录方式等。

(二)充分利用原基础。它的含义和要求有两方面:

1)充分地重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整。

2)不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况,对先前整理不当之处或明显错误,也要经过仔细研究后,再加以改动和纠正,切忌鲁莽行事,毁灭档案体系的原貌。尤其是一些外文材料,要尽量保持其原貌。

(三)便于保管和利用

便于保管和利用,是档案整理工作的基本出发点和最终要求。一般来说,只要保持文件材料之间的历史联系,整理的档案就基本上能达到便于保管和利用的目的。特殊情况下,当二者发生矛盾时,应优先考虑“便于保管”。

5.工程档案的收集归档程序

1)合同签定时,确定合同乙方档案机构和责任人,并在业主档案管理人员处登记;

 2)根据合同项目实际情况,结合建设部文件规定,细化档案收集整理制度,确定项目文件材料归档范围;

 3)依据项目进程,及时收集完整、准确、系统的项目文件材料;

 4)进行立卷整理的学习和咨询;

 5)按要求将项目文件材料进行立卷整理;

 6)送监理单位审核,修正、补充和完善;

 7)送业主项目部审核,再次修正、补充和完善;

 8)送业主档案管理人员处审核,进一步修正、补充和完善;

 9)办理档案移交归档手续。

6.工程档案立卷的程序和步骤

1)明确文件归卷范围;

2)对工程项目进行系统分解;

3)根据归档范围收集文件材料;

4)对文件材料进行鉴定并划分类型;

5)根据组卷原则和整理规则,将文件材料进行实体分类、组合成案卷;

6)根据卷内文件的内容、形式特征进行卷内文件材料的排列;

7)编写卷内文件材料的页号或件号;

8)填写卷内目录;

9)拟写案卷题名;

10)编制卷内备考表;

11)案卷装封;

12)编制案卷封面;

13)进行案卷排列;

14)进行案卷编号;

15)编制案卷目录;

16)编制归档移交清册和项目档案报告。

二、工程档案整理的方法及要求

1.工程档案的收集

1.1对项目文件的质量要求

 1)字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字手续完备。

2)需永久或长期保存的文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

3)录音、录像文件应保证载体的有效性。

4)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

1.2对项目文件签字与盖章的要求

文件中的签字要求本人手签,不能电脑打印或以印章代替;签名要完整规范,不能只签本人的姓或名。无需签字处应用斜线划掉,如某一工程项目无监理单位,在要求监理签字和盖章的空白处应用斜线划掉,不应空缺。开工令及验收签证等一些需要盖章的文件,必须盖章。

1.3易褪色材料形成的文件的的处理  

凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的且需要永久和长期保存的文件,应附一份复印件于原件之后,且要求相关责任单位在该复印件上签字盖章。

1.4对非原始材料的处理

对于原件已遗失的文件,施工单位、监理单位应在清晰的复制件上签章。若有文件无法签章,则须在卷内目录中标注复印件,并在卷内备考表中说明原因。

声像资料。

1.5请示与批复的处理

文件材料整理中,请示与批复应作为一件来归档, 文件中有请示批复或有批复请示如何处理?首先应将文件的请示与批复尽量去收集齐全,如果确实没有, 则在其备考表中注明此文件有批复无请示有请示无批复,并说明原因。

另外有些文件确实没有作出回复,但事情仍按请示所述内容执行,则施工单位应将该请示归档,并在其备考表中注明此文件有请示无批复

1.6项目档案收集中容易疏漏的材料

  在收集工作中,易忽视和不易收集的文件材料主要有以下几方面的材料:

 1)施工单位资质文件;

 2)公文的附件;

 3)来往文函的请示或批复件;

 4)合同项目历次结算材料;

 5)产品档案的工艺文件、项目档案质量保证及隐蔽工程材料、科研档案的实验记录及计算材料、设备档案的安装使用方面的科技文件材料等;

 6)施工过程中重要活动的照片、录音、录像、光盘等声像材料。

1.7声像档案的收集

向家坝水电站声像档案是指反映向家坝水电站工程建设与运行管理主要活动,具有保存价值,需归档保存以备将来查考利用的照片、录音、录像、电影胶片等专门载体资料,其中最主要的是照片档案。

向家坝水电站各参建单位声像档案归档范围:

1)建设工地原始地形地貌、工程开工典礼、工程截流、阶段性验收、工程竣工等重要活动的声像资料;

2)工程施工过程中反映工程进度和工程面貌的声像资料,特别是隐蔽工程施工、验收评定的声像资料;

3)记录向家坝工程重大生产事故、设备事故、人身事故、质量事故、火灾事故等重大事故现场的声像资料;

4)项目建成投产试运行、运行过程中产生的声像资料

2.工程档案的分类与组卷

2.1项目(工程)文件的分类与组卷

组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学,组卷合理。

项目文件按《向家坝水电站合同项目验收材料立卷归档范围》所要求的十大项进行组卷。在一个合同项目中,原则上不同类别的档案应分开组卷;同一类别的档案,除综合管理文件、技术管理文件、设备文件、合同经济文件、完工验收文件五大综合类型材料可以将不同分部(分项)或单元工程的文件合在一起组卷外,其他类型的文件原则上都要按照工程项目的不同(如属于不同的分部分项工程或单元工程)分开组卷。

若合同项目较小或资料比较单一,则可合在一起组卷,无须按上述方法分类组卷。如有的设备采购文件,只有一盒资料,则可合在一起,案卷题名为:“XXX设备采购完工验收资料;又如有的质量保证文件和质量检测试验文件不多时也可合在一起组卷,案卷题名为:“XXX工程质量保证文件

整理建设项目文件,应注意把握工程项目划分的内在逻辑,按单元工程、分部(分项)工程、单位工程逐级组卷。注意单位工程的成套性,最好不要随意打乱单位工程的概念,并要注意单元工程的独立性,应在单元工程的基础上,认真做好分部(分项)工程单位工程的立卷归档工作。

另外按《向家坝水电站合同项目验收材料立卷归档范围》的十大项来组卷时,应首先按内容来分类,其次是文种。如:《向家坝左岸公路开挖边坡绿化防护工程竣工验收会议纪要》,这份文件按文件所反应的内容来组卷,应属于完工验收文件,而不能简单地按文种来分类,放到综合管理文件

案卷内文件的组卷也要合理,如质量保证文件一般按材料种类种类来组卷,施工记录文件首先按单位工程、分部(分项)工程、单元工程组卷

2.2《××工程建设档案材料》封面的编制

凡装订成册(件)的文件材料,没有封面的要编制材料封面,特别是施工记录类、质量检测试验类、质量检查评定类文件,以分部(分项)工程、单元工程为单位进行装订,无法直观简洁地显示文件的内容,应编制卷内文件封面便于查阅,并准确填写本册(件)的封面内容。

施工记录文件和质量评定文件一般按照分部(分项)、单元工程组卷。在一盒资料中,对于存在多个分部(分项)工程的,为了进行明确的标志与区分,在每个单位或分部(分项)工程的前面加上一个封面。

3.工程档案卷内文件的排列

1)综合管理文件:按年度、机构(问题)、文号等排列,开工令、开工申请报告排在最前;

2)技术管理文件:按项目、问题、年度排列,施工组织设计文件、制造工艺文件排在最前;

3)施工记录文件;首先按单位工程、分部(分项)工程、单元工程组合,再按专业排列;

4)质量保证文件:首先按材料种类、型号、批次排列,再按检验成果、检验原始记录、材质证明排列;

5)质量检测试验文件:按专业、部件、零件等排列;

6)质量检查评定文件:以合同项目为基础,首先按单位工程、分部(分项)工程、单元工程排列,再按检验成果、中间性材料、检验原始记录排列;

7)设备文件:按设备制造过程文件、设备检验记录、出厂验收文件、质量合格证明、商检、设备装箱单、开箱验收记录、设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件、设备安装、使用、保养、维护说明书等排列;

(8)竣工图:项目(合同)总图和综合图单独排列在最前;各专业竣工图依次按照单位工程、分部(分项)工程、单元工程排序。

9)合同经济文件:按合同、合同谈判文件、合同变更(索赔)、设计变更(按专业、部位、时间排序)、材料代用核定审批件(按品种、型号排序)、工程量核定、概预算及审批、价差材料、质量奖励、造价分析、结算材料、物资核销、竣工决算材料等排列。

10)完工验收文件:按验收批准书、鉴定书(签证)、验收申请、施工(制造)报告、设计报告、监理(监造)报告、向家坝工程建设项目管理报告等排列;

4.竣工图的编制

4.1竣工图及与其相关文件材料的组卷

1)每个项目(合同)的竣工图首先要按专业分类。

2)与竣工图有关的设计通知单、技术核定单和材料变更文件可附在相应竣工图后,也可以与竣工图分开组卷。结合向家坝水电站建设实际,存在一张变更通知单对应多张竣工图的情况,因此将设计变更通知单归入技术管理文件类,与竣工图分开放置,要求在竣工图中指出变更依据,并在竣工图备考表中指明变更依据的存放位置,通过这种方式进行关联。

三峡水利枢纽工程也采用分开放置的方法,但没有做关联,2007年二期工程档案验收专家组对此提出了整改意见,在溪洛渡截流验收中也同样提出了该问题,因此在向家坝水电站档案整理中要引以为戒。

4.2竣工图的更改

1)文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白地重新绘制。

2)利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

3)无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边空白处用文字说明。

4)图上各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉、不遮盖其他线条。

5)有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的,应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时,可采用注记说明。

6)新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

4.3竣工图章的使用

1)竣工图章的大小为80×60㎜(见向工建字〔2006149号文《关于规范向家坝工程合同项目完工验收材料相关表格的通知》。其中竣工图三字要居中,如靠右,在竣工图三字前的空白处必须填写竣工图的工程项目名称。

2)竣工图章的内容填写应齐全、清楚,不得代签或以个人印章代替签字。竣工图章上不留空白,如无监理或无需签字,应在相应空白处用一条从左下角至右上角的斜线标识删除。

3)竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。如无空白,竣工图章盖在标题栏的背面。

5.案卷的装订

1)文件应采用三孔一线方式装订(孔距总长度160,中孔到边孔长度80,卷脊装订线的垂直距离15装订一律在左侧,三孔装订,结头放在案卷后面),同一类型文字材料可采用整卷装订或以为单位装订两种形式。在同一卷盒内,如页数过多,一般不进行整卷装订,可按照不同类型分开装订,以不超过150页为宜。如:质量评定文件中,若一盒内装了三个分部工程的评定材料,以一个单元工程评定材料为一件,则在实体装订时,可以将属于同一个分部工程的单元工程评定材料组合在一起装订,即该卷内可以装订为3册,件数保持不变(仍以单元工程计)。

2)图纸不装订,如果是成套图册应保持原貌。

3)案卷内原则上不应有金属物,对于已经装订成册的材料,为保持材料的完整与美观,可保留装订用的金属物。

4)外文材料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

6.案卷的装盒

案卷文件的装盒应根据实际文件材料的多少来选择不同厚度的档案盒(2㎝、4㎝、6㎝)。盒内文件材料应适当,不应过多或过少,如6㎝的盒子,所装纸张不宜超过550页。

三、工程档案整理中相关表格的填写

1.卷内目录表

1.1案卷号

案卷号是指该案卷的唯一标识(即在原来的案卷级管理中的档号)。在辅助工程合同项目档案中,案卷号暂定为:全宗号档案类型合同编号案卷顺序号。

如:D00-G-XJB/0288-001,表示是向家坝工程建设中合同项目为XJB/0288的每一盒工程档案资料。

主体工程合同项目档案中,应将分类号结合进去(另外发文确定)。

1.2案卷题名

案卷题名应简洁、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名由立卷人拟写,主要包括合同项目名称、本卷文件类型等。题名基本结构:合同项目名称+分部(分项)名称+单元工程名称+材料类名。材料类名是卷内主要文件材料类型的概括。如:金沙江向家坝水电站右岸路灯工程综合管理文件。

同一合同项目不能有相同的案卷题名。不主张用(一)(二)(三)……”这样的方式来简单区分不同的案卷,应尽量根据案卷内文件材料的实际内容来拟写案卷题名,方便将来能够精准地查找和利用。如:向家坝水电站左岸进场公路的施工记录文件可以按分部工程来区分,分为路基、路面、排水、边坡防护工程等施工记录文件。

1.3卷内顺序号

卷内顺序号即该卷盒内归档文件的排列顺序号,应用阿拉伯数字从001起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号。

1.4文件编号

文件编号应填写文件的文号、图纸编号。文号就是文件的发文字号,一般由三部分组成,即机关代字、年度、发文顺序号。如:向监合字[2007]78号。如果附件有文件编号,在文件编号一栏中先录入正文的文件编号再录入附件的文件编号,中间用分号隔开。如果没有文件编号或图号应空缺,合同编号和一些非正式的简单编号,如“1”、“2”、“3”等不必录入文件编号一栏中。

1.5责任者

责任者是指制发该文件的组织或个人,也是文件的形成单位或主要责任者。责任者较多时可只填写主要责任者,其余用字代替;责任者应填写全称或规范化简称,不要根据个人理解人为地简化,不得使用本部本公司本处等含义不明、难以判断的简称。如:请示与批复合为一件时,文件的责任者是作出批复的单位(或部门);准浇证的责任者也是监理单位;施工总结的责任者是施工单位;分部分项工程的验收签证文件的责任者是监理单位;工程项目完工验收鉴定书的责任者是业主单位。施工单位委托其它试验中心进行质量检测形成的质量保证文件的责任者是施工单位,业主单位或监理单位进行抽检形成的质量检测试验文件,其责任者是业主单位或监理单位。施工单位直接购买的设备出厂验收文件、质量合格证明文件,其责任者是施工单位,而不是厂家。

1.6立卷单位责任者

立卷单位指文件组卷单位(或部门),即编制归档材料的单位(或部门);责任者是文件的形成单位或主要责任者,即产生文件、制发文件的单位(或部门)。如:中南院下发的设计通知单,中南院作为该文件的形成者和制发者,属于责任者;而通知单最后由施工单位负责整理归档,作为该文件的组卷单位,施工单位属于立卷单位。又如某分部工程的验收签证文件,监理单位作为此文件的形成者和主要责任者,属于责任者,施工单位最后负责整理归档,属于立卷单位

1.7文件题名

文件题名即文件的标题。填写时就注意以下问题:

1)一般情况下,应依照文件的标题照实抄录,不得随意简化。

2)当文件还有副标题或并列标题时,如果正标题即可反映文件内容,副标题和并列标题可不录入;如果正标题未能够完整全面反映文件内容时,应将副标题或并列标题一并抄录。

3)当文件没有标题或标题含义不清,不能揭示或不能全面揭示文件内容,应根据文件内容重新拟定或补充标题。并在重拟或补充标题之外加[  ],以示与原有标题的区别。

4)当正文与附件为一件时,一般使用正文的标题作为文件题名;如果正文不能准确反应、概括附件的内容,则题名要重新拟定。常用的方法是可以正文标题附件的标题,如果难以概括可以先抄录正文的标题,再抄录附件的标题,并在附件标题外加 。如:正文的标题(附:附件标题)

5)请示与批复为一件时,如果批复的标题能涵盖请示的内容,则不须录入请示的标题,如《关于×××请示的批复》;如果批复的标题不能准确反应请示的内容,则要求补充录入,如:批复的标题(附:请示的标题)。

6)如果档案原始材料的标题有错,应该征求文件制发单位的意见后将档案原始材料修正后再录入,并在标题外加“[  ]”。

1.8日期

起止日期

案卷封面的起止日期应填写该卷盒内文件的起止日期,格式如:2005.04.18~2005.08.09。这个个起止日期既不是指合同的起止日期,也不是指立卷单位的编制归档资料的起止日期,卷内目录上的起止日期与案卷封面的起止日期一致。

每份文件的日期

卷内目录中每份文件的日期应填写该份文件的形成日期,如2005.06.07;如果该文件在形成过程中有不同的日期,应填写文件形成的最终日期。

1.9页号的编写

1)卷内文件有书写内容或图像的页面均应编写页号,包括封面、封底。包括自制××工程建设档案材料》的封面。

2)页号编写位置:单面书写文件在右下角;双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角。如果原来正本是单面,副本原则上也要求是单面。

3)图样的页号编写在右下角;成套图样或印刷成册的文件不必逐页重新编写页号,只需在首页和尾页根据其在案卷内文件的排列顺序续编页号。

4)卷盒与卷盒之间不连续编页号,卷内目录和卷内备考表不编写页号。

1.10页次

页次应填写每份文件首页上标注的页号,该卷最后一份文件标注起止页号(例如:100~198)。

2.卷内备考表

卷内备考表的功能是对卷内归档文件的情况进行必要的注释说明,以便对归档文件进行动态管理。卷内备考表放在卷盒内所有文件之后,不装订,不编页码,设置有以下几项:

1)案卷题名:与封面、卷内目录中的题名一致。

2)本卷情况说明。包括:盒内材料主要内容、文字材料的件数和页数统计、盒内档案的载体形式、其他盒内与本盒相关材料互见情况、附图统计、档案是否齐全完整、档案载体的状况(如字迹是否模糊、页面是否缺损)、归档文件的修改、补充、移出、销毁等情况。

归档后的案卷在使用过程中发现的问题或情况,应由有关的档案管理人员在备考表的空白处随时填写并签名。

3)合同乙方及立卷人:填写合同乙方单位名称及合同乙方负责整理该卷文件的人员姓名,并加盖公章。

4)监理单位及审核人:填写相应监理单位名称及监理单位负责审核检查归档文件整理质量的人员姓名,并加盖公章。

5)总公司项目部及负责人:填写向家坝工程建设部中该合同项目主管项目部名称,并由项目部负责人签字。

3.案卷移交清册

案卷号、案卷题名、起止日期、卷内页数、件数、保管期限等,与案卷封面、卷内目录中填写一致。

序号:用阿拉伯数字从001起,依顺序一个案卷一个号。

4.归档审签单

应归档文件经编制整理形成案卷后,由移交单位负责人、监理(审核)单位负责人、向家坝建设部负责人、向家坝档案部门负责人进行归档前审查,并在归档审签单的相应处签字、盖章,检查内容主要是案卷内文件是否满足完整、准确、系统、规范的要求。

1)合同项目(课题、部门)名称:填写合同项目(课题、部门)的全称;

2)合同编号:填写合同(协议)书中明确的合同编号的全部;

3)归档统计表:按分类要求填写归档材料的数量。

四、工程档案的移交

1 .归档材料

归档时要正本和副本各一套,副本不是正本的复印件,副本内要有与正本相同材料的原件,如确实没有可用复印件代替,并根据文件内容要求补盖签章,在其备考表中作说明。应在档案盒脊背案卷号下端标注文件正本副本

   竣工图蓝图要求正本和副本都是原件,如果是白图,副本可以是复印件,但竣工图章都必须是红章。

   副本的卷内目录表和备考表有时会与正本不同,应根据案卷文件的实际情况来填写,如副本的文件可能会没有正本完整、副本没有原件等,在填写时要作相应调整。

2 .归档手续

办理档案手续时,合同乙方应将归档审签章、案卷移交清册、卷内目录汇总,并制作封面,编制归档文件说明,胶装成册,至少四份。其中两份随同归档文件一并交给建设部技术部,一份交给监理单位,一份自己单位保存,作为质量保证金支付的凭证之一。

3 .归档时间

移交与接收工程档案材料的时间,应视工程建设的实际情况而定。一般来讲,单位工程完工后,就应完成有关工程档案的收集、整理工作,随后即可进行档案材料移交与接收工作。整个工程档案材料(包括竣工验收的文件材料)的交接工作,应在竣工验收后的三个月内完成;项目尾工档案材料的交接工作,应在尾工完工后的两个月内完成。

4.已完工验收未归档项目处理办法及相关要求

对已完工验收项目应经济问题导致迟迟未归档的,分两种情况区分处理:

(一) 施工过程文件整理完毕,经济文件中变更处理完毕并已整理,只缺财务决算或物资核销两份报告,这种状况下的竣工资料可先移交给建设部技术部保存。待两份报告整理完毕后,再到建设部技术部补充完整,技术部签字办理移交手续。

(二)施工过程文件整理完毕,经济文件中变更文件、财务决算或物资核销等都尚未编制完成,不移交给建设部,由施工单位自己先保存,待整理完毕再移交。


Tags:工程 档案 整理 责任编辑:巴山一民
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