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浅谈水利工程档案如何整理
2021-11-04 21:54:27 来源: 作者: 陈义 【 】 浏览:40次 评论:0

浅谈水利工程档案如何整理

武汉良彬建设工程有限公司  陈义

【摘要】 水利工程投资大、时间跨度长、涉及施工单位多工程建设过程中,存在只建不管的思想,档案人员经验不足、流动性大等诸多问题。本文从工程档案基本定义及概念工程档案整理的方法及要求两个方面阐述水利工程档案如何整理。

关键词:水利工程   定义概念  档案整理

一、 基本定义及概念

1.项目文件

水利建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的全部文件。

2.项目档案(工程档案)

在工程建设前期、实施、完工验收等各建设阶段过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。项目档案是有保存价值的项目文件,有些项目文件没有归档价值,如民工工资发放表、设备运输保险单、为同一件事情多次请示的请示件等内部管理过程中产生的一些文件,它是项目文件,但不是项目档案,因为它并不具有保存价值。

3.件

文书档案中对件是这样定义的:“件”是归档文件整理的基本单位,在卷内编目时体现为一个条目。正文与底稿为一件,正文在前,底稿在后;正文与附件为一件,正文在前,附件在后;原件与复制件为一件,原件在前,复制件在后;转发文与被转发文为一件,转发文在前,被转发文在后;请示与批复为一件,批复在前,请示在后(开工令相当于请示与批复);函与复函为一件,复函在前,函在后;会议材料一份文件为一件,如一份施工报告为一件;简报一期为一件;各种报表、图册、书刊、杂志,一册为一件,如一本施工记录为一件。

4.档案整理工作的原则和要求

档案整理工作,就是按照一定的原则和方法,将处于零乱的和需要进一步条理化的档案文件材料,进行基本地分类、组合、排列和编目,组成有机体系的过程。

档案整理工作原则和要求的基本点是:遵循档案形成的特点和规律,保持文件之间的历史联系,充分利用原基础,分门别类,使整理出的档案能够反映出真实的历史面貌,便于保管和利用。

    什么叫文件之间的历史联系?档案形成的规律和特点主要体现在文件形成和处理过程中所产生的内在关联性。这种关联性,在档案工作中称为“文件之间的历史联系”。

(一)文件之间的历史联系,主要表现在文件的来源、时间、内容和形成等几个方面:

1)文件在来源方面的联系。文件材料是由一定的单位及其内部组织和个人形成的。产生这些文件材料的单位构成了文件材料在来源上的不可分割的联系。整理档案必须保持文件这种固有的关系,同一单位形成的文件不能随意分开,使其脱离形成单位,否则会严重破坏文件的本来面貌和利用价值。

2)文件材料内容上的联系。文件是单位或个人在履行一定职责的各种活动中,为了解决一定的问题而产生的。形成于特定活动的一系列文件之间在内容上有密切联系,如进行一项业务活动、召开一次专项会议、建一个工程,必然要产生内容相关的一系列文件,整理时必须适当地保持它们之间在内容上的密切联系。

3)文件在时间上的联系。形成档案的单位或个人所进行的具体活动,都有一定的过程和阶段性,也使文件之间具有自然的时间联系。在整理时间特征鲜明的档案时,应注意不割裂同一时期的档案文件材料。

4)文件材料形式上的联系。文件的形式主要是指文件的种类、名称、载体和记录方式等。

(二)充分利用原基础。它的含义和要求有两方面:

1)充分地重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整。

2)不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况,对先前整理不当之处或明显错误,也要经过仔细研究后,再加以改动和纠正,切忌鲁莽行事,毁灭档案体系的原貌。尤其是一些外文材料,要尽量保持其原貌。

(三)便于保管和利用

便于保管和利用,是档案整理工作的基本出发点和最终要求。一般来说,只要保持文件材料之间的历史联系,整理的档案就基本上能达到便于保管和利用的目的。特殊情况下,当二者发生矛盾时,应优先考虑“便于保管”。

5.工程档案的收集归档程序

1)合同签定时,确定合同乙方档案机构和责任人,并在业主档案管理人员处登记;

 2)根据合同项目实际情况,结合水利部文件规定,细化档案收集整理制度,确定项目文件材料归档范围;

 3)依据项目进程,及时收集完整、准确、系统的项目文件材料;

 4)进行立卷整理的学习和咨询;

 5)按要求将项目文件材料进行立卷整理;

 6)送监理单位审核,修正、补充和完善;

 7)送业主工程管理部审核,再次修正、补充和完善;

 8)送业主档案管理人员处审核,进一步修正、补充和完善;

 9)办理档案移交归档手续。

6.工程档案立卷的程序和步骤

1)明确文件归卷范围;

2)对工程项目进行系统分解;

3)根据归档范围收集文件材料;

4)对文件材料进行鉴定并划分类型;

5)根据组卷原则和整理规则,将文件材料进行实体分类、组合成案卷;

6)根据卷内文件的内容、形式特征进行卷内文件材料的排列;

7)编写卷内文件材料的页号或件号;

8)填写卷内目录;

9)拟写案卷题名;

10)编制卷内备考表;

11)案卷装封;

12)编制案卷封面;

13)进行案卷排列;

14)进行案卷编号;

15)编制案卷目录;

16)编制归档移交清册和项目档案报告。

二、工程档案整理的方法及要求

1.工程档案的收集

1.1对项目文件的质量要求

 1)字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字手续完备。

2)需永久或长期保存的文件不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。

3)录音、录像文件应保证载体的有效性。

4)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

1.2对项目文件签字与盖章的要求

文件中的签字要求本人手签,不能电脑打印或以印章代替;签名要完整规范,不能只签本人的姓或名。无需签字处应用斜线划掉,如某一工程项目无监理单位,在要求监理签字和盖章的空白处应用斜线划掉,不应空缺。开工令及验收签证等一些需要盖章的文件,必须盖章。

1.3易褪色材料形成的文件的的处理  

凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的且需要永久和长期保存的文件,应附一份复印件于原件之后,且要求相关责任单位在该复印件上签字盖章。

1.4对非原始材料的处理

对于原件已遗失的文件,施工单位、监理单位应在清晰的复制件上签章。若有文件无法签章,则须在卷内目录中标注“复印件”,并在卷内备考表中说明原因。

1.5请示与批复的处理

文件材料整理中,请示与批复应作为一件来归档, 文件中有“请示”无“批复”或有“批复”无“请示如何处理?首先应将文件的请示与批复尽量去收集齐全,如果确实没有, 则在其备考表中注明此文件“有批复无请示”或”有请示无批复”,并说明原因。

另外有些文件确实没有作出回复,但事情仍按请示所述内容执行,则施工单位应将该请示归档,并在其备考表中注明此文件“有请示无批复”。

1.6项目档案收集中容易疏漏的材料

  在收集工作中,易忽视和不易收集的文件材料主要有以下几方面的材料:

 1)施工单位资质文件;

 2)公文的附件;

 3)来往文函的请示或批复件;

 4)合同项目历次结算材料;

 5)产品档案的工艺文件、项目档案质量保证及隐蔽工程材料、科研档案的实验记录及计算材料、设备档案的安装使用方面的科技文件材料等;

 6)施工过程中重要活动的照片、录音、录像、光盘等声像材料。

1.7声像档案的收集

滇中引水声像档案是指反映滇中引水工程建设与运行管理主要活动,具有保存价值,需归档保存以备将来查考利用的照片、录音、录像、电影胶片等专门载体资料,其中最主要的是照片档案。

滇中引水工程各参建单位声像档案归档范围:

1)建设工地原始地形地貌、工程开工典礼、阶段性验收、工程竣工等重要活动的声像资料;

2)工程施工过程中反映工程进度和工程面貌的声像资料,特别是隐蔽工程施工、验收评定的声像资料;

3)记录工程重大生产事故、设备事故、人身事故、质量事故、火灾事故等重大事故现场的声像资料;

4)项目建成投产试运行、运行过程中产生的声像资料。

2.工程档案的分类与组卷

2.1项目(工程)文件的分类与组卷

组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学,组卷合理。

项目文件按滇中引水工程建设管理局要求进行组卷。在一个合同项目中,原则上不同类别的档案应分开组卷;同一类别的档案,除综合管理文件、技术管理文件、设备文件、合同经济文件、完工验收文件五大综合类型材料可以将不同分部(分项)或单元工程的文件合在一起组卷外,其他类型的文件原则上都要按照工程项目的不同(如属于不同的分部分项工程或单元工程)分开组卷。

若合同项目较小或资料比较单一,则可合在一起组卷,无须按上述方法分类组卷。如有的设备采购文件,只有一盒资料,则可合在一起,案卷题名为:“XXX设备采购完工验收资料”;又如有的质量保证文件和质量检测试验文件不多时也可合在一起组卷,案卷题名为:“XXX工程质量保证文件”。

整理建设项目文件,应注意把握工程项目划分的内在逻辑,按单元工程、分部(分项)工程、单位工程逐级组卷。注意“单位工程”的成套性,最好不要随意打乱“单位工程”的概念,并要注意“单元工程”的独立性,应在“单元工程”的基础上,认真做好“分部(分项)工程”和“单位工程”的立卷归档工作。

另外按滇中引水工程建设管理局要求进行组卷时,应首先按内容来分类,其次是文种。如:滇中引水昆明段洞脸开挖边坡防护工程竣工验收会议纪要》,这份文件按文件所反应的内容来组卷,应属于“完工验收文件”,而不能简单地按文种来分类,放到“综合管理文件”。

案卷内文件的组卷也要合理,如质量保证文件一般按材料种类种类来组卷,施工记录文件首先按单位工程、分部(分项)工程、单元工程组卷

2.2《××工程建设档案材料》封面的编制

凡装订成册(件)的文件材料,没有封面的要编制材料封面,特别是施工记录类、质量检测试验类、质量检查评定类文件,以分部(分项)工程、单元工程为单位进行装订,无法直观简洁地显示文件的内容,应编制卷内文件封面便于查阅,并准确填写本册(件)的封面内容。

施工记录文件和质量评定文件一般按照分部(分项)、单元工程组卷。在一盒资料中,对于存在多个分部(分项)工程的,为了进行明确的标志与区分,在每个单位或分部(分项)工程的前面加上一个封面。

3.工程档案卷内文件的排列

1)综合管理文件:按年度、机构(问题)、文号等排列,开工令、开工申请报告排在最前;

2)技术管理文件:按项目、问题、年度排列,施工组织设计文件、制造工艺文件排在最前;

3)施工记录文件;首先按单位工程、分部(分项)工程、单元工程组合,再按专业排列;

4)质量保证文件:首先按材料种类、型号、批次排列,再按检验成果、检验原始记录、材质证明排列;

5)质量检测试验文件:按专业、部件、零件等排列;

6)质量检查评定文件:以合同项目为基础,首先按单位工程、分部(分项)工程、单元工程排列,再按检验成果、中间性材料、检验原始记录排列;

7)设备文件:按设备制造过程文件、设备检验记录、出厂验收文件、质量合格证明、商检、设备装箱单、开箱验收记录、设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件、设备安装、使用、保养、维护说明书等排列;

(8)竣工图:项目(合同)总图和综合图单独排列在最前;各专业竣工图依次按照单位工程、分部(分项)工程、单元工程排序。

9)合同经济文件:按合同、合同谈判文件、合同变更(索赔)、设计变更(按专业、部位、时间排序)、材料代用核定审批件(按品种、型号排序)、工程量核定、概预算及审批、价差材料、质量奖励、造价分析、结算材料、物资核销、竣工决算材料等排列。

10)完工验收文件:按验收批准书、鉴定书(签证)、验收申请、施工(制造)报告、设计报告、监理(监造)报告、滇中引水工程建设项目管理报告等排列

4.竣工图的编制

4.1竣工图及与其相关文件材料的组卷

1)每个项目(合同)的竣工图首先要按专业分类。

2)与竣工图有关的设计通知单、技术核定单和材料变更文件可附在相应竣工图后,也可以与竣工图分开组卷。结合滇中引水建设实际,存在一张变更通知单对应多张竣工图的情况,因此将设计变更通知单归入“技术管理文件类”,与竣工图分开放置,要求在竣工图中指出变更依据,并在竣工图备考表中指明变更依据的存放位置,通过这种方式进行关联。

4.2竣工图的更改

1)文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白地重新绘制。

2)利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

3)无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边空白处用文字说明。

4)图上各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉、不遮盖其他线条。

5)有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的,应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时,可采用注记说明。

6)新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

4.3竣工图章的使用

1)竣工图章的大小一般80㎜×60㎜。其中“竣工图”三字要居中,如靠右,在“竣工图”三字前的空白处必须填写竣工图的工程项目名称。

2)竣工图章的内容填写应齐全、清楚,不得代签或以个人印章代替签字。竣工图章上不留空白,如无监理或无需签字,应在相应空白处用一条从左下角至右上角的斜线标识删除。

3)竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。如无空白,竣工图章盖在标题栏的背面。

5.案卷的装订

1)文件应采用“三孔一线”方式装订(孔距总长度160㎜,中孔到边孔长度80㎜,卷脊装订线的垂直距离15㎜;装订一律在左侧,三孔装订,结头放在案卷后面),同一类型文字材料可采用整卷装订或以“件”为单位装订两种形式。在同一卷盒内,如页数过多,一般不进行整卷装订,可按照不同类型分开装订,以不超过150页为宜。如:质量评定文件中,若一盒内装了三个分部工程的评定材料,以一个单元工程评定材料为一件,则在实体装订时,可以将属于同一个分部工程的单元工程评定材料组合在一起装订,即该卷内可以装订为3册,件数保持不变(仍以单元工程计)。

2)图纸不装订,如果是成套图册应保持原貌。

3)案卷内原则上不应有金属物,对于已经装订成册的材料,为保持材料的完整与美观,可保留装订用的金属物。

4)外文材料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

6.案卷的装盒

案卷文件的装盒应根据实际文件材料的多少来选择不同厚度的档案盒(2㎝、4㎝、6㎝)。盒内文件材料应适当,不应过多或过少,如6㎝的盒子,所装纸张不宜超过550页。

三、结语

滇中引水工程是个庞大的系统工程,需要参建各方齐心协力。在建设的过程中会产生大量的文件材料,按照档案管理规定的要求收集、整理、保管好并顺利向业主移交,主要是根据建设项目合同内容、落实参建各方档案管理责任、稳定档案人员、加强培训、建立健全工程项目档案管理制度等方面入手

参考文献:

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Tags:水利工程 档案 如何 整理 责任编辑:巴山一民
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